働き方改革

2018/03/15

リモートワークとは?オフィスに縛られない働き方で生産性をUP!

この記事では、リモートワークの意味や、導入している企業の割合とその効果、導入のメリット、導入に際しての注意点などをご紹介します。日本全体で見るとまだ数は少ないものの、大企業だけでなく中小企業やベンチャー企業でも、リモートワークを導入する動きがあります。

この記事では、リモートワークの意味や、導入している企業の割合とその効果、導入のメリット、導入に際しての注意点などをご紹介します。
日本全体で見るとまだ数は少ないものの、大企業だけでなく中小企業やベンチャー企業でも、リモートワークを導入する動きがあります。
これからリモートワークの導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてみてください。

リモートワークとは?

オフィス以外の場所での働き方が可能になるリモートワーク。まず、基本的な概念を押さえるとともに、テレワークとの相違点や企業の導入状況をお伝えします。

リモートワークの意味

リモートワークは、会社員や公務員らが、オフィスとは離れた場所で働くスタイルのことです。
リモートワークを行う人は、メールや電話、チャット、オンライン通話などを使用して従業員・職員同士のコミュニケーションを図ります。場所は自宅やカフェなど、連絡が常時取れるところなら基本的にどこでも問題はありません。
従業員・職員同士のやり取りだけでなく、打ち合わせや会議についてもリモートワークで行われることがあります。

テレワークなどとの違い

テレワークとは、ICT(Information and Communication Technology=情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない働き方のことを指します。会社員や公務員だけでなく、フリーランスなど自営業の人も含まれます。
なお、テレワークの「テレ」とは電話の「tel」ではなく、遠いことを表す「tele」です。

総務省の「テレワークの意義・効果」によると、テレワークは、主に以下の2種類に分けられます。

雇用型

企業に所属する人が、会社以外の場所で働く形態。自宅で仕事をする「在宅勤務」、いつでもどこでも作業が可能な「モバイルワーク」、サテライトオフィスなどを利用した「施設利用型勤務」の3タイプに分けられる。

自営型

個人事業者や小規模事業者などが、自宅や自分のオフィス、コワーキングスペース、カフェなどで働く形態。専門性の高い仕事を行う「SOHO」(Small Office/Home Office)と、比較的誰でも取り組みやすい「内職副業型勤務」の2タイプに分けられる。

※参考:総務省「テレワークの意義・効果」

このうち「在宅勤務」とは、在宅で作業可能な業務を請け負い、働くスタイルのことです。会社員でありながら自宅で作業をしたり、フリーとしてクラウドソーシングサービスなどを使って仕事を引き受けたりします。データ入力やシール貼りなどの内職も在宅勤務です。

リモートワークとテレワークの違いは、テレワークが「出社の負担を軽減する」という概念から登場しているのに対し、リモートワークは「離れたところにいる人同士がリアルタイムでコミュニケーションを取る」という意味合いが強いとされます。
ただし、両者とも「会社や役所以外の場所で仕事をする」という点は同じで、事実上は呼び方の違いだけと考えても問題はないでしょう。

企業のテレワーク導入状況

総務省の「平成28年版 情報通信白書」によると、テレワークを導入している企業の割合は平成27年で16.2%でした。導入効果については「非常に効果があった」とする企業が30.6%、「ある程度効果があった」とする企業は51.9%に上りました。
こうした結果から、テレワークを導入している企業は少ないものの、導入によって一定の効果を感じている企業が多いことがわかります。

※参考:総務省「平成28年版 情報通信白書」

リモートワークを導入するメリットと注意点

リモートワークにはさまざまなメリットがある一方で、場所や時間が制限されないがゆえに、注意すべき点もあります。具体的に見てみましょう。

導入のメリット

リモートワークを導入すると、勤務地に制限がなくなるため、多様な人材を確保できます。毎日通勤する必要がないことから、遠隔地や海外に住んでいる人を採用することも可能です。

また、従業員の離職防止にもつながります。家族の転勤などの事情で引っ越さざるを得なくなった人はもちろん、地元に戻って暮らしたい人、都心ではなく海の近くや自然に囲まれた場所で生活したい人なども、リモートワーク制度があれば、働き続けることができます。

小さな子どもがいる人の場合、子どもを保育園に入れるのが難しかったり、配偶者の帰宅が遅かったり、頼れる近親者がいなかったりして、定時に出退勤することが難しいケースもあります。その点、リモートワークであれば社員は自宅で作業ができるため、仕事と育児を両立させやすくなります。

また、満員電車や1時間以上かかる移動など、社員の通勤の負担が減ることもメリットです。ストレスが緩和されるだけでなく、無駄な時間を省いて業務に集中できるため、生産性の向上につながるでしょう。
また、大雪や台風などで通勤が困難なときにも、各自が自宅で作業できます。

リモートワークの導入は、企業にとってコストの削減にもなります。水道光熱費などオフィスに関連する固定費や従業員の交通費削減に役立つでしょう。

リモートワークの注意点

リモートワークでは、データ管理などセキュリティ面を強化する必要があります。情報流出やウイルス感染への懸念はもちろん、カフェなどで仕事をしているときに情報を盗み見られたり、PCごと奪われたりするリスクも想定されます。

また、コミュニケーションコストの増加も懸念点です。フェイス・トゥ・フェイスでのコミュニケーションではないため、連絡事項の伝達漏れのほか、温度感が伝わりにくいことによる誤解、行き違いなどが生じるおそれがあります。
リモートワークを利用する社員の割合が増えると、組織としての一体感が薄れてしまう点も不安材料の一つです。

中には、リモートワークに向いていない人もいます。自宅では集中して作業ができない人にとっては、リモートワークを行うことでパフォーマンスが下がってしまうかもしれません。さらに、一人で作業をする中で、悩みを抱えてもうまく相談ができず、孤立感を覚える人が出てくる可能性もあります 。

こうした問題の多くは、リモートワークにおける業務の進め方の手順やコミュニケーション手段などを明確に設定したり、リモートワークを行う従業員と定期的に面談を行ったりすることで解決に導くことが可能です。
ただし、必ずしも全ての従業員にマッチする働き方ではないことは念頭に置いておいたほうが良いでしょう。

リモートワークの導入の仕方

リモートワークを導入する際には、事前にしっかりと準備をしておくことが大切です。そのためには以下の導入フローをよく理解しておきましょう。

まず、「なぜリモートワークを導入するのか?」という目的を明確化させ、組織全体に共有しましょう。育児や介護などの事情がある人を対象としているのか、それとも全従業員・職員へ向けた制度なのか、導入によってどのようなメリットがあるのかといった点を組織全体が共通認識として持っておく必要があります。
明確な目的を設定せず、曖昧なまま導入すると、「制度はあるが、何となく使いづらい」などと思われてしまい、利用者が少なくて形骸化したり、周囲の理解が十分に得られずに利用者が遠慮をしたりする事態になりかねません。

次に、導入に向けて規則や業務ツールを整備しましょう。
例えば、リモートワークの上限日数や申請方法をはじめ、「業務開始と終了の際には上司に報告する」「抱えているタスクと進捗状況は常にチームと共有する」「週1回は出社して対面で打ち合わせを行う」「特別な事情がない限り、全体会議には必ず参加する」などをそれぞれの組織の事情に合わせてルール化する必要があります。r /> 併せて、ビジネスチャットツール、会議用のツール、タスク管理ツールなど、リモートワークをスムーズに行うためのITツールの用意が必須です。
こうした点をしっかりと整えることで、「せっかくリモートワークを導入したのに、コミュニケーションコストが増大しすぎて、オフィスで仕事をするときより効率が落ちてしまった」という事態を回避できるでしょう。

最後に、フィードバックです。リモートワーク制度を導入したら、離れたところで仕事をしている人だけでなく、コミュニケーションが発生していたオフィス内の従業員・職員からもフィードバックを受けることが大切です。実際にリモートワークを活用して双方が感じたメリットや不安、課題点などを調査し改善に活かすことで、制度のクオリティが上がり、より使いやすいものになります。

正式にリモートワークを導入するのは、そのようなトライアルを経て、問題点が解決してからにしましょう。導入後も、対象の従業員・職員から定期的にヒアリングをし、PDCAを回しながら制度の改善を進めていくことが大切です。

リモートワーク導入で始まる新しい働き方の形

働き方改革が推進されている日本では、近い将来、オフィス以外で仕事をするという考え方が拡大して、リモートワークがもっと身近になる可能性があります。
リモートワークには、コストの削減、生産性アップ、従業員満足度の向上などさまざまなメリットがあります。
自社にリモートワーク制度を導入した場合、どのような点に注意が必要なのか、どうすれば制度を使って生産性を上げることができるのか、本格的に検討を進めてみてはいかがでしょうか。

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編集部

ヘルスケア通信の編集部

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